Cum se elaboreaza un plan de gestionarea riscurilor

Considerat cândva o simplă căsuță de bifat în vastul domeniu al managementului de proiect, gestionarea riscului a devenit un pilon indispensabil care susține edificiul proiectelor de succes in toată lumea. Importanța sa este și mai pronunțată având în vedere natura complexă, volatilă și adesea imprevizibilă a proiectelor moderne. În centrul unei strategii reușite de gestionare a riscurilor se află un plan de gestionare a riscurilor bine conceput, un document viu care crește și se modifică odată cu un proiect, asigurându-se că eventualele capcane sunt anticipate, planificate și gestionate.

În acest articol, vom porni într-o călătorie pentru a înțelege elaborarea atentă a unui astfel de plan.

Puneti bazele planului

Înainte de a porni în orice călătorie, este esențial să aveți o înțelegere clară a destinației. Începeți cu o secțiune de scop și obiective a planului dumneavoastră, subliniind motivul existenței sale și ceea ce încearcă să realizeze. Aceasta oferă o bază și un punct de referință pentru toate secțiunile ulterioare.  

Adăugați o secțiune de metodologie, care este similară cu cea a unui meșter care alege uneltele potrivite pentru treaba sa. În acest caz, aceasta specifică tehnicile, procesele și instrumentele specifice care vor fi utilizate pe parcursul procesului de gestionare a riscurilor. Este esențial să selectați metode adecvate naturii, dimensiunii și complexității proiectului dumneavoastră pentru a asigura un management eficient al riscurilor. Prin urmare, este esențială o analiză și o evaluare atentă a metodologiei.

Identificarea riscurilor

Cunoașterea este putere. Acest vechi adagiu nu este niciodată mai adevărat decât în managementul proiectelor. Înțelegerea provocărilor care ar putea apărea în viitor oferă echipelor darul neprețuit al previziunii. După cum spune proverbul, pregătirea reprezintă jumătate din bătălie.

În acest scop, există mai multe strategii dovedite care servesc drept ochi și urechi pentru o echipă de proiect:

• Sesiuni de brainstorming: Un depozit de gânduri și perspective diverse, aceste sesiuni ar trebui să fie incluzive, implicând persoane din toate departamentele și ierarhiile. Este deseori surprinzător cum riscurile percepute de un director junior pot să nu treacă niciodată prin mintea unui veteran din sala de consiliu. Aceste puncte de vedere diverse culminează într-o listă de riscuri care este pe cât de cuprinzătoare, pe atât de holistică.

• Proiecte și liste de verificare anterioare: Istoria, se spune, se repetă adesea. Iar pe coridoarele unei organizații, proiectele anterioare șoptesc adesea povești despre provocările cu care s-au confruntat și despre bătăliile câștigate sau pierdute. Cercetarea acestor povești oferă indicii despre potențiale capcane sau strategii de succes care s-ar putea aplica la eforturile actuale. Pentru a sprijini acest lucru, listele de verificare, în special cele adaptate la anumite industrii, acționează ca niște santinele, asigurându-se că provocările cunoscute nu prind echipa cu garda jos.

• Interviuri și analiza SWOT: Discuțiile aprofundate cu părțile interesate, cu experții în domeniu și chiar cu cei sceptici în legătură cu un proiect pot dezvălui preocupări sau perspective care altfel nu ar putea ieși la suprafață. Această comoară de cunoștințe de primă mână, combinată cu o analiză SWOT structurată, oferă o viziune la 360 de grade asupra riscurilor potențiale atât din interiorul, cât și din exteriorul organizației.

Evaluarea riscurilor

Odată ce au fost identificate riscurile, este important să le înțelegem. Cât de dăunătoare pot fi acestea? Cât de des ar putea să apară? După ce s-a stabilit care ar putea fi riscurile, intră în joc două abordări principale ale analizei:

• Analiza calitativă: Este important să clasificați și să ierarhizați riscurile. Acest proces ajută la determinarea riscurilor care necesită o atenție imediată și care pot fi amânate pentru revizuiri periodice.

• Analiza cantitativă: Riscurile cu prioritate ridicată justifică o analiză mai aprofundată. Acest lucru poate implica calcularea cifrelor pentru a înțelege potențialul impact financiar, estimarea întârzierilor sau evaluarea potențialelor daune de reputație.

Elaborati strategii

Odată ce un risc este înțeles, acesta trebuie abordat. Fiecare risc identificat justifică o strategie de răspuns adaptată la natura și impactul potențial al acestuia.

Printre strategiile de luat în considerare se numără evitarea riscului (eliminarea riscului), atenuarea riscului (reducerea impactului potențial sau a probabilității), transferul riscului (transferarea riscului către o terță parte) și acceptarea riscului (recunoașterea riscului și pregătirea pentru posibilele consecințe). Implementați măsuri preventive, elaborați planuri de urgență sau încheiați o asigurare.

Este important să luați în considerare rentabilitatea fiecărei strategii și să vă asigurați că acestea sunt aliniate cu obiectivele organizației dumneavoastră. De exemplu, printre măsurile preventive se numără actualizarea politicilor și procedurilor, furnizarea de formare periodică și efectuarea de audituri periodice. Planurile de urgență includ identificarea surselor alternative de aprovizionare, a sistemelor de rezervă și a procedurilor de evacuare.

Registrul riscurilor

Fiecare risc identificat trebuie să fie documentat, de la natura sa până la strategia de atenuare. Registrul de riscuri este un depozit cuprinzător pentru aceste informații, asigurând că întreaga echipă are acces la aceleași date și perspective. Următoarele sunt posibile componente ale registrului de riscuri:

1. ID-ul riscului: Un identificator unic pentru fiecare risc pentru a facilita urmărirea și referința
2. Descrierea riscului: O scurtă descriere a riscului, care să surprindă esența acestuia.
3. Cauza riscului: O identificare a factorilor sau condițiilor care stau la baza riscului și care ar putea duce la producerea evenimentului de risc.
4. Efectul riscului: Descrie potențialele consecințe negative sau impactul în cazul în care riscul se produce.
5. Probabilitatea: O evaluare (adesea exprimată ca procent) a probabilității de apariție a riscului.
6. Impactul: O evaluare a gravității potențiale a consecințelor riscului, adesea clasificate ca fiind scăzute, medii sau ridicate.
7. Scorul sau gravitatea riscului: Calculat de obicei ca probabilitate x impact, acesta oferă o măsură cuantificată a riscului și ajută la stabilirea priorităților.
8. Punct de declanșare: Identifică o situație, un eveniment sau o măsură care semnalează faptul că riscul este pe cale să apară sau a apărut deja.
9. Strategia de atenuare/plan de răspuns: Descrie etapele sau strategiile de gestionare a riscului (de exemplu, evitarea, atenuarea, transferul sau acceptarea).
10. Persoana responsabila: Identifică o persoană sau un grup responsabil pentru monitorizarea și gestionarea riscului.
11. Starea riscului: Indică statutul actual al riscului (de exemplu, deschis, închis, realizat etc.).
12. Data revizuirii: O dată programată pentru revizuirea riscului și actualizarea stării acestuia sau a altor detalii.
13. Note/comentarii: Orice detalii, observații sau perspective suplimentare cu privire la risc.
14. Riscul rezidual: Descrie riscul care rămâne după implementarea strategiei de atenuare.

Consideratii finale

Un plan de gestionare a riscurilor nu este un document static. Pe măsură ce proiectul evoluează, apar noi informații și se schimbă mediul extern. Prin urmare, planul trebuie să fie revizuit și rafinat pentru a rămâne relevant și acționabil. Documentați cât de des veți revizui planul pentru a vă asigura de eficacitatea acestuia și pentru a încorpora orice actualizare necesară. Indicați dacă veți lua în considerare utilizarea unui software de gestionare a riscurilor pentru a automatiza monitorizarea și raportarea. Luați în considerare cât de des veți efectua evaluări pentru a identifica amenințările noi sau în schimbare.

Un plan este eficient numai dacă cei responsabili de punerea sa în aplicare sunt pe aceeași lungime de undă. Prin urmare, este esențial să stabiliți protocoale, frecvențe și canale de comunicare clare. Comunicați planul de gestionare a riscurilor tuturor părților interesate relevante. Asigurați-vă că toată lumea înțelege rolul pe care îl are în punerea în aplicare a planului și în gestionarea riscurilor. Țineți părțile interesate la curent cu actualizările proiectului. Luați în considerare posibilitatea de a organiza periodic programe de formare și de sensibilizare pentru membrii echipei și părțile interesate. Luați în considerare utilizarea unui limbaj clar și concis pentru a explica planul de gestionare a riscurilor și scopul acestuia. Asigurați-vă că acesta este ușor accesibil și înțeles de toți cei care trebuie să știe.

Alocați resursele necesare pentru punerea în aplicare a planului de gestionare a riscurilor, inclusiv oameni, buget și tehnologie. Asigurați-vă că resursele sunt suficiente pentru a gestiona eficient amenințările. Luați în considerare costul implementării fiecărei strategii și alocați resursele în consecință. De exemplu, un buget pentru software și formare va asigura implementarea eficientă a planului de gestionare a riscurilor.

În concluzie, crearea unui plan de gestionare a riscurilor este un pas esențial pentru a asigura succesul proiectului dumneavoastră. Pe măsură ce proiectele evoluează în ceea ce privește complexitatea și domeniul de aplicare, strategiile noastre de gestionare a riscurilor trebuie, de asemenea, să evolueze pentru a asigura o călătorie ușoară și de succes. Urmarea acestor pași vă va permite să identificați și să evaluați riscurile, să le prioritizați, să elaborați strategii pentru a le gestiona, să alocați resurse, să monitorizați și să revizuiți planul și să îl comunicați în mod eficient părților interesate. Nu uitați că un plan de gestionare a riscurilor nu este un exercițiu punctual, ci un proces continuu care necesită o revizuire și o actualizare constantă. Făcând din gestionarea riscurilor o prioritate, puteți contribui la protejarea proiectului dvs. de potențiale amenințări și puteți asigura succesul acestuia pe termen lung.